Análisis y Tratamiento de Información

Este blog queda dedicado al área de sistemas olvidada por la mayoría de las empresas que conozco. El análisis y tratamiento de la información apoyada por el área de Sistemas.

El tratamiento de la información es el proceso analítico y temático que realiza el área de sistemas para obtener un resultado dado a partir de un conjunto de datos y archivos (definición personal).

Es importante, no perder de vista que para este tipo de procesos, el área de sistemas depende de la información requerida de otras áreas de la empresa. Es decir, imaginemos un proceso que requiere hacer el área de ingeniería, el cual consiste en obtener de un universo de 10000 archivos, una lista de archivos modificados a partir de cierta fecha. Bueno, hasta este momento cualquier usuario mortal puede realizar este proceso utilizando únicamente el buscador de Windows.  Pero la cosa no termina allí. Adicionalmente, el área de ingeniería requiere que a partir de esa lista resultante se coteje con la información contenida en una base de datos. Si el archivo existe se debe de remplazar. En caso de que el archivo no exista, se debe de subir con toda la información relacionada al archivo (metadatos).

Bueno, una vez planteado el problema enumeremos los pasos que se tendría que hacer en caso de que no se tuviera la ayuda del área de sistemas.

1. Como ya mencione, utilizar el buscador de Windows y, en caso de que Windows no falle como me sucedió a mí, buscar aquellos archivos modificados a partir de una fecha. Tiempo estimado de búsqueda 40 minutos.
2. Copiar la lista de archivos resultado (3000) a una carpeta determinada. Tiempo estimado del proceso 4 horas (en caso de que Windows marque error por ruta demasiada larga se puede duplicar o triplicar el tiempo).
3. Si ya tenemos al personal que va a realizar el engorroso proceso de buscar en la base de datos de la empresa y cotejar archivo por archivo (3000 archivos) y reemplazar los archivos que ya existen y en caso de que no exista subirlo a la base de datos con toda la información relacionada (metadatos). Si consideramos que la persona ya domina la aplicación que sube a la base de datos, y que se tarda en promedio en reemplazar 200 archivos por día. En caso de que no exista el archivo se tarde en subir 300 archivos por día con todo y sus metadatos. Si tomamos que de los 3000 archivos el 25% no existe en la base de datos, el resultado sería 2250/200=11.25 días para reemplazar y 750/300=2.5 para subirlos completamente.

El total de tiempo requerido para hacer este proceso es 1 (paso 1,2) + 11.25 + 2.5 = 14.75 días.

Ahora bien, enumeremos el tiempo requerido utilizando el área de sistemas para realizar este proceso.

1. Hacer una aplicación que verifique los archivos que hayan sido modificados a partir de la fecha dada. De la lista resultado compararla con la información contenida en la base de datos. Si el archivo existe, lo debe de reemplazar, en caso de que no exista debe copiar el archivo en una carpeta determinada. Tiempo estimado, 1 día de desarrollo. Tiempo estimado del proceso 1 día (recordemos que el día para un proceso ejecutándose dura 24 hrs y no 8 horas como es el caso de una persona).
2. Tomando los datos anteriores solo quedarían por subir 750 archivos. Tiempo estimado 750/300=2.5 días.

El total de tiempo requerido para hacer este proceso es 1 (programador) + 1 (proceso) + 2.5 (auxiliar) = 4.5 días.

Bueno, como pueden apreciar en los resultados, por obvias razones es mejor el tiempo que el área de ingeniería obtendría su información apoyándose en el área de sistemas que realizarlo de forma independiente. Ahora, muchos podrán decir, que lo que se le paga a un programador no es lo mismo que lo que se la paga a un auxiliar. Pues sí, pero eso será tema de otro blog que posiblemente le llameré “Es sustentable tener un área de sistemas”.

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